Wawancara UKM

11.       Jika pelanggan bapa meminta pesanan untuk suatu produk yang sedang booming(ngetrend), adakah pembelian terhadap pemasok dalam jumlah besar?

Jawab: Jumlah pesanan produk akan disesuaikan dg permintaan pasar.

22.       Jika bapa sudah memesan barang terhadap pemasok tetapi batal bagaimana solusinya?

Jawab: Kami tdk pernah membatalkan pesanan dari Pemasok, karena produk yg kami pesan yg benar-benar kami butuhkan.

33.       Bagaimana cara transaksi barang perusahaan bapak dengan pemasok?

Jawab: Pembayaran tunai  1minggu setelah barang dapat diterima.

44.       Setelah barang yang diterima oleh bapak apakah pemasok mengirimkan permintaan bukti perjanjian?

Jawab: tidak, pemasok hanya meminta realisasi pembayaran saja.

55.       Produk apa saja yang di jual perusahaan bapak?

Jawab: hanya sepatu wanita.

66.       Bagaimana pesanan pelanggan bapak dipenuhi? Apakah prosesnya berbeda menurut jenis produknya?

Jawab: penanganan pesanan sama bagi setiap jenis produk.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BAB I

MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Proses Bisnis dan Sistem Informasi Akuntansi

Proses bisnis atau (business process) adalah urutan aktifitas yang di laksanakan oleh suatu bisnis yang memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa.  Para akuntan memanfaatkan  proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Siklus transaksi  mengkelompokan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian (events) adalah aktivitas yang terjadi pada waktu tertentu. Sebagai contoh, seorang pelanggan melakuka pemesanan dan laporan penjualan dapat dicetak. Setiap siklus melibatkan beberapa kejadian. Terdapat 3 siklus transaksi utama yaitu:

·         Siklus pemerolehan / pembelian adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa.

·         Siklus konversi adalah proses pengubah sumber daya yang di peroleh menjadi barang-barang dan jasa.

·         Siklus pendapatan adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnya.

Sistem informasi akutansi adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akutansi dan keuangan, juga informasi lain yang di peroleh dari pengolahan rutin atas transaksi akutansi. Oleh karna itu informasi akutansi merupakan bagian utama dari perangkat informasi yang di perlukan oleh semua pengguna, para akutan berada di posisi yang baik untuk meningkatkan nilai pelayanan mereka dengan memperluas fokus mereka dan mempertimbangkan keseluruhan proses bisnis. ERP suatu sistem manajemen bisnis yang megintergrasikan semua aspek proses bisnis perusahaan.

Membuat laporan eksternal

Perusaan menggunakan sistem informasi akutansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan lain-lain.

Oleh karna itu bentuk dan isi yang di tetabkan untuk laporan-laporan ini secara relatif tetap dan sama untuk banyak organisasi, para pemasok piranti lunak (software) dapat menyediakan software akutansi yang mengotomatisasikan sebagian besar proses pelaporan.

  

Mendukung aktifitas rutin

Para manajer memerlukan suatu sistem informasi akutansi untuk menangani aktifitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusaan itu. Contohnya memenuhi pesanan pelanggan.

Sistem komputer mahir menangani transaksi transaksi yang berulang, dan banyak paket software akutansi yang mendukung fungsi-fungsi yang rutin.

Mendukung pengambilan keputusan

Informasi juga di perlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin dari semua tingkat dari suatu organisasi. Contohnya mengetahui produk-produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang banyak mengambil pesanan.

Perencanaan dan pengendalian

Suatu sistem informasi juga di perlukan untuk aktifitas perencanaan dan pengendalian. Para perencana dapat menggunakan data mining(penggalian data dengan menggunakan software untuk mencari penyimpanan yang besar dari data historis) untuk menggunakan tren jangka panjang dan pola hubungan data.  

Menetapkan pengendalian internal

Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan,prosedur-prosedur,dan sistem informasi  yang bertujuan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan memelihara keakuratan sistem informasi.

Aplikasi dan Peranti Lunak Akuntansi

Cara untuk menggambarkan SIA adalah dengan menganggap applikasi akutansi yang mengatur informasi. Aplikasi (application) adalah program komputer yang digunakan untuk memenuhi keperluan-keperluan tertentu. Peranti lunak pengelola kata (word processing)  dan lembar kerja elektronik (electronic spredsheet) adalah contoh aplikasi. Aplikasi dikelompokan menurut sikllus transaksi. Interaksi anatara sistem informasi akutansi dan seorang pengguna terutama atas pencacatan kejadian, seringkali mnggunakan formulir di layar monitor, pengentrian informasi tentang pemasok, pencatakan dokumen seperti pesanan pembelian dan faktur penjualan. Pencetakan laporan seperti laporan keuangan dan pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud.

Akuntan sebagai pengguna

Para pengguna dan menejer keuangan menggunakan sistem informasi untuk semua fungsi. Pedoman IFAC menekankan bahwa para pengguna perlu memahami arsitektur sistem informasi, peranti keras(hardware),peranti lunak(software) dan metode pengorganisasian data, serta mampu untuk menggunakan paket pengolah kata,lembar kerja,basis data, dan akuntansi.

Akutan sebagai manajer

Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai suatu tujuannya. Tugas akutansi harus mengetahui bagaimana bisnis di jalankan tujuan dan proses bisnis perusahaan serta bagaimana sistem informasi membantu mencapai tujuan-tujuan tersebut dan mendukung proses bisnisnya.

Akutansi sebagai konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akutansi lingkungan dan akutansi forensik.

Akutansi sebagai penyedia jasa akutansi dan perpajakan

Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-kllien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untukb klien-klien mereka. Peran pengguna manajer,konsultan,pendesain,evaluator,dan penyediaan jasa telah ada di profesi akuntansi dalam jangka waktu yang sangan lama.

 

BAB II

PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Sistem akutansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk mengefaluasi SIA.

Prose bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utrama yaitu:

·         Siklus pemerolehan atau pembelian (acquisition purchasing cycle). Proses transaksi yang digunakan untuk membeli barang dan jasa. Kejadian-kejadian siklus pemerolehan meliputi pemesanan, penerimaan, penyimpanan, dan pembayaran barang dan jasa.

·         Siklus konvensi (conversion cycle). Proses tentangpengubahan sumber daya yang diperoleh menjadi barang dan jasa. Meliputi kejadian seperti perakitan,penjanaman,penggalian, dan pembersihan.

·         Siklus pendapatan mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat sama saja dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini

·         Merespon permintaan informasi dari pelanggan

·         Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang

·         Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan.

·         Menagih pelanggan

·         Melakukan penagihan uang

·         Menyetorkan uang ke kas bank

·         Menyusun laporan 

Konsep-konsep file

·         Entitas (Entity). Informasi disimpan pada SIA mengenai entitas atau subjek. Contoh: pelanggan, karyawan, dan pesanan penjualan.

·         Kejadian (Events). Bagian dari suatu proses bisnis. Kejadian umum dalam suatu proses bisnis. Kejadian umum dalam suatu proses bisnis mencakup perjanjian dengan pelanggan/pemasok/karyawan untuk barang dan jasa, menerima dan menyediakan barang dan jasa, mengakui klaim dan membayar atau menerima kas.

·         Field. Unsur data yang menguraikan suatu entitas. Field dapat juga digambarkan sebgai kelompok dari karakter-karakter yang saling berkaitan. Contohnya: huruf-huruf pada nama keluarga pelanggan.

·         File. Satu kumpulan record-record yang saling brkaitan. Contohnya: lihat file induk dan file transaksi.

·         Record. Satu kumpulan field yang saling berkaitan mengenai suatu entitas. Sebagai contoh: satu record karyawan terdiri atas field-field seperti nama karyawan,nomer jaminan sosial, alamat, tingkat upah dan lain-lain.

·         Agen Internal (internal agent). Orang atau departemen dalam suatu unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian dalam suatu proses bisnis. Contoh: pelayanan toko, karyawan pengitiman, dan petugas pencatat pesanan.

·         Agen Eksternal (External agent). Orang-orang atau unit organisasi yang ada diluar perusahaan.

·         Pembaruan (update). Menambahkan atau mengurangi jumlah dalam suatu field dalam ringkasan berdasarkan pengaruh dari suatu kejadian.

BAB III

MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Diagram Aktifitas UML

UML dikemmbangkan sebagai suatu alat untuk analisisdan desain berorientasi objek. Diagram aktifitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat:

·         Baik peta maupun diagram aktifitas menyediakan representassi informasi grafis yang lebih mudah di pahami dibandingkan dengan uraian naratif.

·         Peta menggunakan lambang standar untuk menyampaikan informasi.

·         Peta dan diagram aktifitas di buat oleh ahlinya tetapi dapat di baca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan.

UML adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA. Dua teknik yang umum adalah data flow diagram(DFD) dan bagan arus sitem (system flowchart).

Overview Activity Diagram dan Diagram detailed Activity

Buku teks mengorganisasi diagram aktivitas menjadi dua jenis:

Overview diagram. Menyajikan suatupandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, uruta kejadian-kejadian ini, dan aliran informasi antar kejadian.

Detailed diagram. Sama dengan peta dari sebuah peta. Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overvieew diagram.

Cabang (branch). Sebuah titik dalam diagram aktivitas dimana pemerosesan terpecah menjadi dua jalur atau lebih. Jalur yang diambil bergantung pada suatu kondisi tertentu. Sebagai contoh : jika barang-barang siap dikirim barang tersebut dapat dikirimkan, baik menggunakan jasa kantor pos ataupun kurir , tergatung keingginan pelanggan.

Catatan (note). Simbol dalam diagram yang digunakan untuk merujuk ke informasi yang lebih terperinci yang tersedia dalam diagram atau dokumen lain.

Swimlane. Kolom ddalam satu diagram aktivitas yang digunakan untuk memisahkan kejadianatau aktivitas menurut orang atau departemen yang bertanggung jawab atas kejadian atau aktivitas tertentu.

Tringger(pemicu). Satu kejadian yang menyebabkan aktivitas atau kejaadian sselanjutnya. Percakapan telepopn dari seseorang pelanggan dapat memicu kejadian “menerima pesanan”. Penyelesaian operasi pengambilan dapat memicu kejadian pengiriman.

Unified modeling language (UML). Suatu bahasa pemodelan menyebutkan,   memvisualisasikan, membuat, dan mendokumentasikan sistem informasi. UML di kembangkan sebagai suatu alat untuk analisis berorientasi objek dan desain tetapi ddapat juga digunakan untuk mrmahami dan dokumentasikan berbagai sistem informasi.

Diagram aktivitas UM. (UML activity diagram). Suatu diagram yang menunjukan urutan aktivitas dalam suatu proses.

Tabel arus kerja (Workflow table). Tabel dengan dua kolom yang mengidenntifikasi para pelaku dan tindakan yang dilakukannya dalam suatu proses.

BAB IV

MENGIDENTIFIKASI RESIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pengendalian Internal dan Peran Akuntan

Pengendalian internal (inteernal control) adalah suatu proses yang dirancang untuk memeberikan kepastian yang beralasan bahwa perusahaan akan mencapai sasarannya. Pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal penting bagi akuntan yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang dan evaluator sistem akutansi.

·         Tanggung jawab manajer atas pengendalian internal telah di buat secara eksplisit. Laporan tahunan perusahaan publik saat ini harus mencakup : pernyataan bahwa manajemen bertanggung jawab terhadap pengendalian internal atas pelaporan keuangan, pernyataan yang mengindentifikasi kerangka kerja yang di gunakan oleh manajemen untuk mengevaluasi pengendalian internal.

·         Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat di terapkan dengan tepat.

·         Akuntan juga memiliki peran penting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peraturan dan sasaran perusahaan.

·         Dalam perannya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami sistem pengendalian internal.

Laporan COSO mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang berpengaruh terhadap kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran pengendalian internal. Sebagai berikut :

·         Lingkungan pengendalian mengacu pada faktor-faktor umum yang menetapkan sifat organisasi dan mempengaruhi kesadaran karyawannya terhadap pengendalian.

·         Penentuan resiko adalah identifikasi dan analisis resiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal.

·         Aktifitas pengendalian kebijakan dan prosedur yang di kembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko. Aktifitas pengendalian meliputi hal-hal berikut:

-          Penelaahan kinerja merupakan aktifitas-aktifitas yang mencakup analisis kinerja.

-          Pemisahan tugas mencakup pembebanan tanggung jawab untuk otoritasasi transaksi, pelaksanaan transaksi, pencatatan transaksi dan pemeliharaan aset kepada karyawan yang berbeda-beda.

-          Pengendalian applikasi di terapkan pada masing-masing aplikasi SIA.

-          Pengendalian umum adalah pengendalian umum yang berkaitan dengan banyak aplikasi.

·         Informasi dan komunikasi. Sistem informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur dan record yang di buat untuk memulai, mencatat, memperoses dan melaporkan kejadian pada proses entitas.

·         Pengawasan. Manajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana di maksudkan.

Pencatatan resiko

Pencatatan resiko menyatakan resiko yang tidak tanggap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi.

Memperbarui Risiko

Pembaruan risiko (update risk) adalah risio bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbarui dengan tepat. Misalnya, pesanan bisa ditolak karena jumlah persediaan dilaporkan sudah habis, dan sebenarnya persediaan masih ada.

Risiko pencatatan yang umum untuk siklus pendapatan dan pemerolehan adalah sebagai berikut:

·         Kejadian yang tidak pernah terjadi dicatat.

·         Kejadian tidak dicatat, terlambat dicatat atau dicatat dua kali tanpa sengaja.

·         Dicatatnya jenis barang atau jasa yang salah.

·         Dicatatnya kuantitas atau harga yang salah.

·         Salah mencatat data lainya, seperti tanggal, akun-akun buku besar, atau perincian lainya.

Risiko pelaksanaan (execution risk). Risiko bahwa transaksi tidak akan dilakukan dengan tepat.

Pengedalian umum (general controls). Oengendalian yang membatasi akses ke komputer,peranti lunak, dan data perusahaan. Mencakup pembuatan cadangan dan pemulihan data, atau mempengaruhi pengembangan dan pemeliharaan peranti lunak.

Risiko sistem informasi (information systems risk). Risiko pencatatan, pembaruan, atau pelaporan data yang tidak tepat dalam sistem informasi.

Pengendalian input (Input controls). Digunakan untuk mengendalikan input data kedalam sistem. Contonya meliputi pemeriksaan data input terhadap file induk dan pemeriksaan format data.

Pengendalian internal (internal control). Proses yang dirancanguntuk memberikan yang beralasan bahwa perusahaan akan mencapai sasarannya.

Penelaahan kinerja (performance reviews). Aktivitas yang mencakup penelaahan kinerja, yang meliputi perbandingan hasil aktual dengan anggaran, proyeksi, standar, dan data masa lalu.

Risiko pencatatan (recording risks). Risiko bahwa informasi kejadian tidak tertangkap secara akurat dalam sistem informasi organisasi.

Penilaian risiko (risk assessment). Identifikasi dan analisis risiko  yang menggangu pencapaian sasaran pengendalian internal.

Pemisahan tugas (segregation of duties). Teknis pengendalian dimana tanggung jawabatas otoritas transaksi, pelaksanaan transaksi, pencatatan transaksi, dan pengamanan aset diberikan ke orang-orang yang berbeda.

Risiko pembaruan (update risks). Risiko bahwa field ringkasan dalam record induk tidak diperbarui dengan baik.

Pengendalian arus kerja (workflow controls) pengendalian yang membantu mengatur suatu proses berpindah dari satu kejadian ke kejadian berikutnya. Contohnya meliputi pemisahan tugas urutuan kejadian yang diharuskan, dokumen bernomer urut, rekonsiliasi dengan aset dan sebagainya.